Lors de la constitution d’un acte de vente immobilière, un notaire doit rassembler et vérifier des informations et documents obligatoires sur le bien qui sécurisent l’acheteur. Le notaire est un officier public, ce qui confère à sa signature une valeur juridique à son acte, désigné comme « acte authentique ». Au-delà des informations relatives aux deux parties (vendeur et acheteur) et à la nature du bien, il incombe au notaire de rassembler des données foncières, cadastrales et administratives annexées à l’acte en lui-même. Cette tâche est essentielle car elle conditionne la validité des actes de ventes immobilières. Réunir l’intégralité de ces documents impose au notaire de consulter différents sites internet et bases de données à partir de l’adresse ou de la référence cadastrale du bien. Voici une liste non exhaustive des informations devant être annexées à l’acte notarié.
Types d’actes concernés et importance de la préparation du dossier
Actes nécessitant un accès aux informations foncières
Nous nous focalisons ici sur les actes impliquant une mutation de titre de propriété — vente, échange, donation ou succession —, excluant par conséquent les actes tels que les baux commerciaux ou les cessions de parts d’une société, etc.
Quelque soit la nature du dossier (vente, échange, donation ou succession), le notaire doit rassembler un certain nombre de documents et vérifier les informations recueillies auprès des parties et de différents services publics, afin de sécuriser la transaction et d’apporter à ses clients toute l’information qu’il leur doit.
Enjeu : réunir l’intégralité des données exactes avant la vente
En amont de l’acte authentique, le notaire a pour mission de réunir ces informations, pour préparer l’avant-contrat, la promesse unilatérale de vente ou le compromis.
La préparation de l’avant-contrat revêt un enjeu crucial car le notaire n’a pas encore en main tous les documents officiels comme les certificats d’urbanisme. En rassemblant les documents nécessaires à la vente et en les portant à connaissance de l’acheteur, le notaire sécurise l’acheteur mais aussi le vendeur. L’enjeu pour le notaire est de réunir les données les plus complètes possibles dès la signature de l’avant contrat, pour mieux informer les parties, gagner du temps sur la rédaction des actes, et anticiper la gestion de certaines difficultés.
Il s’agit de prévenir tout retard ou la nullité de l’acte de vente à venir. Ce travail en amont permet en effet d’identifier tous les propriétaires et de purger le droit de rétractation de l’acheteur selon les clauses du délai SRU en vérifiant l’absence d’une servitude d’utilité publique, que le bien n’est pas situé en zone inondable ou que la commune ne peut faire jouer son droit de préemption par exemple et ainsi fournir à l’acquéreur toutes les informations foncières utiles relatives au bien qu’il acquiert. Certains de ces documents doivent être annexés à l’acte qu’il reçoit, car ils conditionnent la validité de celui-ci.
Cette tâche de collecte de documents et d’informations auprès de différents sites et bases de données publics, ou dédiés aux notaires, s’avère chronophage compte tenu de la multiplicité des services à interroger.
Toutefois, lorsqu’il élabore l’avant contrat, le notaire dispose en règle générale de peu d’informations, car la rapidité à ce stade est un enjeu crucial pour les parties.
Une démarche chronophage pour collecter les documents
Or les démarches à faire sont nombreuses : identification des propriétaires, purge de divers droits de préemption, recherche des servitudes grevant le bien vendu, vérification de la situation du bien au regard des règles d’urbanisme ou environnementales, consultation du PLU, vérification des limites de propriété et reconstitution de l’historique des parcelles issues de division successives ou de réunions, à partir des documents cadastraux et fonciers élaborés par les géomètres-experts, établissement de l’état des risques et pollutions destiné à recenser les risques affectant le bien vendu (risques liés aux sols, aux installations industrielles se trouvant à proximité, aux risques de séismes, aux mouvements de terrain, aux feux, aux nuisances sonores aériennes, au radon, aux inondations, aux risques d’érosion côtière, aux zones d’exploitation maritimes, ou aux espaces naturels protégés).
Toutes ces informations sont répertoriées dans différentes bases de données : (BASIAS, BASOL, ICPE, ERRIAL-GEORISQUES, SITADEL.) accessibles depuis les sites internet des mairies, des préfectures, ou du ministère du Développement Durable, autant de sites différents avec leurs ergonomies propres.
Documents cadastraux et fonciers
Essentiellement élaborés par un géomètre-expert, ces documents permettent de constituer ou mettre à jour le cadastre et fixer les limites de propriété :
- Plan de division parcellaire, en particulier lors de l’achat d’un terrain à bâtir issu d’une parcelle initiale à lotir.
- Extrait de matrice cadastrale : relevé de propriété listant les biens fonciers, leur type, leur superficie, leur numéro cadastral
- Document Modificatif du Parcellaire Cadastral (DMPC) : le nom officiel du document d’arpentage notant toute modification des limites de la parcelle
- Généalogique de la parcelle cadastrale* : évolution des parcelles cadastrales dans le temps de la parcelle mère aux parcelles filles. En remontant jusqu’à la parcelle mère, cela permet d’identifier une servitude imprescriptible éventuelle oubliée des propriétaires successifs.
- Rapport multi-parcellaire pour une copropriété divisée en plusieurs lots (Propriété Divisée en Lots Multi-Parcellaires PDLMP) : permet de vérifier l’assiette de la copropriété sur plusieurs parcelles pour, le cas échéant identifier les parcelles concernées par un risque et celles qui ne le sont pas.
* Cette fonctionnalité propre à Géofoncier permet de reconstituer l’historique des parcelles cadastrales issues de mutations successives.
L’importance de l’État des Risques et Pollutions (ERP)
L’État des Risques et Pollutions (ERP) est un document requis par la loi pour toute transaction immobilière dans le cadre de l’IAL (Information Des Acquéreurs et des Locataires). Le notaire y compile de nombreuses informations réglementaires sur les risques liés aux sols, aux installations industrielles, aux séismes, aux mouvements de terrain, aux feux, aux nuisances sonores aériennes, au radon ou aux inondations. Ces informations sont répertoriées sur différents sites et bases de données : préfectures, ministère du Développement Durable, site Géorisques.
Citons par exemple :
- BASIAS (Base de données sur les Anciens Sites Industriels et Activités de Service) : Cette base de données répertorie les sites où ont été exercées, depuis le 19e siècle, des activités industrielles ou de services susceptibles d’avoir pollué le sol.
- BASOL (Base de données sur les sites et sols pollués ou potentiellement pollués) : Il s’agit d’une base de données qui concerne des sites pollués ou potentiellement pollués qui font l’objet d’une action des pouvoirs publics.
- Les ICPE (Installations Classées pour la Protection de l’Environnement) : Il s’agit des installations industrielles ou agricoles pouvant présenter des risques ou des inconvénients pour la santé ou la sécurité des riverains, la salubrité publique, etc.
Avec l’ERP, le notaire éclaire les parties prenantes sur les potentiels dangers environnementaux qui peuvent affecter le bien. Un ERP complet et précis permet de se prémunir d’une nullité de la vente. L’acquéreur peut signer en toutes connaissances de cause l’acte de vente et le vendeur se prémunit de conséquences juridiques et financières : baisse du prix de vente ou réhabilitation du terrain à ses frais par exemple.
Notons aussi que le notaire peut être amené dans certains cas à annexer à ses actes de ventes ou avant-contrats les informations issues de la base de données Géolittoral (risque d’érosion côtière, zones d’exploitation maritimes, espaces naturels protégés).
La vérification rigoureuse des règles d’urbanisme
Tout comme l’État des Risques et Pollutions (ERP), les données d’urbanisme sont d’une importance capitale dans le cadre d’une transaction immobilière. Ces données viennent valider que le bien est en conformité avec les réglementations locales en matière d’urbanisme et d’usage du sol. Le non-respect des réglementations d’urbanisme peut entraîner des conséquences juridiques sévères, y compris des amendes, l’invalidation de la vente ou même des obligations de démolition ou de mise en conformité aux frais du propriétaire.
C’est pour cela que le notaire ne doit pas seulement consulter le Plan Local d’Urbanisme (PLU) afin d’identifier le zonage de la parcelle et son éventuelle programmation urbaine. Il doit aussi accéder à deux types d’informations à annexer à l’acte de vente, voire à l’avant-contrat :
- Données SITADEL (Système d’Information et de Traitement Automatisé des Données Élémentaires sur les Logements) : cette base centralise toutes les informations relatives aux autorisations d’urbanisme, comme les permis de construire, d’aménager ou de démolir, ainsi que les déclarations préalables de travaux. Ces données sont essentielles pour confirmer que tous les travaux réalisés sur la propriété ont bien été autorisés par les instances compétentes et vérifier les permis en cours de dépôt.
- Note de Renseignement d’Urbanisme (NRU) : avant même la réception d’un éventuel Certificat d’Urbanisme (CU), cette note est indispensable pour obtenir des informations préliminaires sur les droits applicables à une propriété. Elle révèle, entre autres, les servitudes, les zones d’alignement, les droits de préemption des collectivités locales et territoriales, et peut même contenir des informations sur les futurs projets d’urbanisme qui pourraient affecter le bien.
Ainsi, l’identification d’une servitude d’urbanisme peut limiter les droits du nouveau propriétaire en matière de construction ou d’usage du bien. La découverte tardive d’une telle servitude peut entraîner une renégociation du prix de vente ou même l’annulation de la transaction.
En conséquence, avoir accès à tous ces documents et informations dès la signature de l’avant contrat, présente un intérêt évident pour le notaire : un gain de temps tout d’abord et une plus grande sécurité d’autre part.
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