Instrumenter un dossier de mutation de titre de propriété immobilière lors d’une vente, d’une succession ou d’une donation demande à un notaire et à ses collaborateurs un travail chronophage de collecte et de vérification des informations foncières. Si ces informations ont toujours pour source les mêmes données initiales (l’adresse du bien et ses références cadastrales), elles ne sont pas aisées à rassembler et à analyser. Or, la validité et l’exhaustivité de ces données engagent le notaire lors de la signature de l’acte authentique. Voilà pourquoi le gain de temps de collecte de toutes les données fiables est capital pour un notaire.
Une information foncière dispersée
Certes, l’information foncière et cadastrale est en cours de numérisation par les administrations publiques et l’Ordre des Géomètres-Experts. En témoigne le chantier de numérisation des DMPC (Documents Modificatifs du Parcellaire Cadastral) : ces documents sont progressivement accessibles aux notaires sur Géofoncier pour les parcelles cadastrales de plusieurs régions françaises.
Cependant, les documents utiles ou obligatoires pour la constitution des dossiers de mutation et la rédaction des actes authentiques restent dispersés sur différents sites internet et bases de données : bases de données du ministère du Développement durable, sites des préfectures, site Georisques.gouv.fr, Géoportail, Géoportail de l’urbanisme, etc., voire accessibles en demandes directes auprès des services d’urbanisme des collectivités locales.
Par ailleurs, le format des sources d’informations consultées par le notaire n’est pas toujours standardisé : cartographies dynamiques, feuilles de calcul, documents Word ou PDF, pour ne citer que les principaux formats.
Certains documents doivent être retraités, transformés, imprimés puis rescannées, avant de pouvoir être annexés aux actes authentiques, dans un format compatible avec les logiciels de rédaction d’acte.
La tâche est rendue d’autant plus complexe lorsque la mutation de propriété concerne plusieurs parcelles cadastrales.
Le risque de retard ou de nullité de l’acte
La manipulation d’une multiplicité de sources d’informations foncières et cadastrales par le notaire et ses collaborateurs n’est pas sans risque. Un document peut être oublié ou une information cadastrale peut être difficilement identifiée faute de temps.
Or la sécurité juridique des parties, et la validité de l’acte notarié dépendent de l’exhaustivité des informations collectées. L’oubli d’un document ou une information découverte tardivement pourront entraîner, dans certains cas la nullité de l’acte signé, ou la rétractation de l’acquéreur, voir une action en responsabilité à l’encontre du notaire.
Il s’agit donc pour le notaire de limiter les aléas et les découvertes impromptues afin de sécuriser l’acheteur et le vendeur.
Prenons le cas des servitudes : il appartient au notaire d’informer l’acheteur d’une éventuelle servitude de passage ou d’utilité publique sur la parcelle dans la mesure où cette information peut remettre en question la vente. Or, lors de l’état hypothécaire du bien, il n’est pas toujours aisé d’identifier ces servitudes, surtout si la parcelle cadastrale est issue de plusieurs divisions antérieures et successives.
Le gain de temps et de sécurité offert par le portail Géofoncier
Principal portail d’information foncière en ligne, Géofoncier permet un gain de temps considérable pour le notaire lorsqu’il instrumente ses dossiers de mutation.
À partir d’une ou plusieurs références de parcelles cadastrales, le « rapport parcellaire » de Géofoncier centralise l’import de tous les documents fonciers obligatoires et à jour :
- Situation cadastrale
- Documents cadastraux produits par le géomètre-expert
- Etat des risques naturels et technologiques
- Réglementations et contraintes d’urbanisme
- Autorisations d’urbanisme
- Etc.
Il n’est donc plus nécessaire d’interroger un à un tous les services en ligne. En limitant le nombre d’interactions au strict nécessaire, le notaire et son étude évitent ainsi les aléas et oublis, ce qui sécurise ses procédures de mutations.
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